REDLab s'est inscrit en 2022 au premier salon du Big Data en France : le Big Data & AI Paris. Il s'agissait du premier salon de cette ampleur de l'entreprise. Le budget était conséquent pour une entreprise de cette taille, et nous espérions des résultats à la hauteur.
Suite à un changement inattendu dans les effectifs, j'ai récupéré sans transition ni réel encadrement le projet trois mois avant l'échéance, malgré un manque d'expérience dans l'événementiel et les vacances d'été qui ralentissaient l'avancée du projet.
J'ai été chargée d'organiser l'ensemble du projet : achat des stands, réalisation des différents visuels, des supports physiques utilisés lors de l'événement, communication avec les prestataires...
Cette expérience a probablement été ma plus grande difficulté chez REDLab, mais également celle durant laquelle j'ai le plus appris. Les décisions organisationnelles et financières (passer par un prestataire de stand ? quel budget total ?) ainsi que l'avancement des commandes passées aux différents prestataires ont pris du retard car nous avions besoin de redistribuer les rôles et que je n'appréhendais pas encore ma position de responsable de ce projet.
Nous nous sommes retrouvés à réellement organiser ce projet trois semaines avant. Cela a été un vrai défi, autant organisationnel que de production.
Pour préparer ce salon, j'ai chapeauté plusieurs projets :
- Stand : nous nous sommes tournés vers des stands parapluie peu avant le salon. J'ai donc sourcé les prestataires, réalisé le visuel des deux stands ainsi que passé la commande.
- Tote bags : modification de la commande passée par ma prédécesseure au prestataire, nouveau briefing, création de slogan corporate et marque employeur. Impression des tote-bags à un prestataire qui propose des livraisons express.
- Brochure : réalisation d'une brochure à destination des prospects décrivant l'activité de REDLab ainsi que les références. Mise en page, sourcing d'imprimeurs rapides, choix des caractéristiques de la brochure et commande.
- Powerpoint de présentation de l'activité : à l'origine, nous souhaitions passer par un prestataire afin de réaliser une vidéo en motion-design personnalisée. Pour différentes raisons, nous avons dû abandonner cette idée. Nous avons donc décidé, avec une collègue RH, de réaliser un powerpoint animé qui présente l'activité de REDLab sur le même principe que la vidéo motion design. J'ai réalisé la trame et le contenu, et elle s'est occupée des animations et des illustrations.
- Supports divers : j'ai sourcé les prestataires et réalisé les visuels de nos aimants décapsuleurs, nappe personnalisée et stylo.
Cette expérience et l'encadrement de Sarah, chef de projet chez REDLab, m'a permis de prendre conscience du travail et de l'anticipation nécessaire derrière un projet de cette ampleur. Nous avons dû faire des concessions sur le plan initial, mais l'objectif a été atteint ! Toutes nos commandes ont été reçues dans les temps, et nous avons pu partir au salon dans de bonnes conditions.
Personnellement, cela m'a donné un sens de l'organisation et une méthode qui me manquaient avant ce salon. J'ai appris à anticiper, à diviser les tâches impliquant plusieurs personnes, et à mieux gérer mon temps.